Ontvang gratis dialoog tips

Wie A zegt, moet ook B zeggen!

 

Steeds meer overheden maken een onderscheid tussen voorbereidingstijd en uitvoeringstijd. De ratio erachter is dat er een vaste verhouding zou moeten zijn tussen voorbereiding en uitvoering. Dat geeft een vertekend idee over waar het zwaartepunt van inspanningen liggen. Daarbij wordt bijvoorbeeld een grootschalige bijeenkomst als de “uitvoering” gezien en alles wat daar naartoe leidt heet dan “voorbereiding”. Maar zonder de zorgvuldige “voorbereiding” heb je uiteindelijk een lege dop.

De ideeën moeten  veelal van buiten je eigen organisatie komen, hoe bereik je ze? Wie wil er meedoen? Hoe nodig je de mensen uit? Flyer, per mail?  Telefoon of ga je er langs?
Welke tekst nodigt uit om mee te doen? Hoe krijg je deze mensen zover dat ze een eigen belang zien en willen investeren?
Met wie maak je het ontwerp voor de bijeenkomst?

Allemaal voorbereiding? Nee hier begint cocreatie!

Als er druk ontstaat op de fase die we “voorbereiding” noemen, dan gebeurt dat vaak vanuit de vooronderstelling dat de voorbereiding achter de schermen plaatsvindt. De uitvoering is op het podium en zichtbaar voor iedereen. Niets is minder waar! Ook de voorbereiding zou volop zichtbaar moeten zijn. Zo niet, dan is het proces niet transparant, komen dezelfde mensen als altijd, voer je de gesprekken die je altijd voert en krijg je de resultaten die je altijd krijgt.

Als er  niet voldoende tijd en geld wordt uitgetrokken voor de eerste fase van de cocreatie dan ontbreekt de basis. Je kunt tegen een zwangere vrouw ook niet zeggen dat ze voorafgaand aan de bevalling maar wat korter zwanger moet zijn. Of als je vrienden hebt uitgenodigd om te komen eten en je moet nog aan het eten beginnen als ze binnen komen, mis je het belangrijkste van de avond: het onderlinge contact en de gesprekken.

Energie steken in het “voorbereiden” is misschien wel belangrijker dan energie in de uitvoering. Op het moment van de uitvoering moet alles er zijn, de juiste mensen, de juiste vragen, de juiste inhoud, het juiste gespreksprotocol, de juiste context, de juiste facilitatie. Het is slechts nog een kwestie van uitrollen. De goede mix aan mensen moet aan tafel zijn voor goede resultaten

Gevaar is anders dat er subsystemen ontstaan die niet op elkaar afgestemd zijn.
De uitkomsten zijn mager, vertekend niet goed bruikbaar voor het verdere proces.

Als je niet voldoende en niet de juiste mensen weet te bereiken en te betrekken gebeurt er niet zoveel. Wat er leeft komt niet op tafel.

  1. Zes tips in de voorbereiding
    Sta stil bij de vraag die je voor wilt leggen. Door hier vooraf uitgebreid over te spreken, verscherpt je inzicht over de manier waarop jouw collega’s het probleem ervaren, en wat stakeholders écht beweegt.
  2. Welke mensen heb je nodig aan tafel om alle kanten van het probleem te kunnen belichten? Meestal denk je dan aan de mensen en stakeholders die jou direct beïnvloeden. Maar minstens zo belangrijk zijn de mensen en stakeholders die de partijen beïnvloeden die jou beïnvloeden. Ken je die?
  3. Door vooraf te vragen naar de beïnvloeders van de beïnvloeders breid je de kring van deelnemers op een zéér constructieve manier uit.
  4. Door vooraf met een betrokken groep stakeholders de context van een bijeenkomst vorm te geven, krijgt deze context meer kracht. Als elke betrokken stakeholder hetzelfde uitdraagt wint de boodschap aan geloofwaardigheid en overtuigingskracht.
  5. Maak gebruik van warme contacten in de voorbereiding. Door stakeholders zélf hun eigen contacten in eerste instantie te laten benaderen, vanuit een gezamenlijk besproken en ontwikkelde context, is het bereik vele malen groter dan als je iedereen zélf benadert.
  6. Vertrouw op de stakeholders. Natuurlijk zijn er óók mensen die politieke spelletjes spelen. Maar door consequent uit te gaan van vertrouwen investeer je in een verdere toekomst.

Bij een grote onderwijsinstelling die voor een grote reorganisatie stond, wilde men een dag met het onderwijzend en ondersteunend personeel organiseren. Wij stelden voor om met alle betrokken afdelingen een voorbereidingsgroep samen te stellen. Na veel weerstand tegen dit idee –omdat er dan een groep van méér dan 15 mensen zou ontstaan- is het tóch zo uitgevoerd. Deze groep is 3 keer bij elkaar geweest voorafgaand aan de grote bijeenkomst. Tijdens deze dag waren dus meer dan 15 mensen mede-eigenaar van de opzet en de uitvoering. Hun enthousiasme en motivatie zorgde voor een gesmeerde loop van de gesprekken. Mede daarom ontstond er ter plekke een enorm draagvlak voor de doelstellingen van de dag en alle uitkomsten zijn door de deelnemers in een relatief korte periode opgepakt en uitgevoerd.

We hebben geregeld discussie met opdrachtgevers over de tijd die we voorstellen als voorbereiding. Het lijkt er op dat de bezuinigingsnoodzaak zich nu richt op de begrotingspost “voorbereiding”. Telkens proberen wij vanuit onze eigen ervaring uit te leggen dat een “bevalling zonder zwangerschap” onmogelijk is.

2018-07-23T09:16:33+00:00 24 juli 2018|0 Reacties

Geef een reactie