Ontvang gratis dialoog tips

Een plantje kun je niet aan z’n blaadjes uit de grond trekken (J. De Koning 1926-1994)

Dit artikel bestaat uit 815 woorden en kan in ongeveer 3,5 minuten worden gelezen. Als je alleen de vette delen leest in 25 seconden.


Veel van de activiteiten die binnen de overheid plaatsvinden worden in de vorm van een project gegoten.
Tijd, geld en scope worden geformuleerd en goedgekeurd waarna een zeer capabele projectleider met een planning en mijlpalen aan de slag gaat. En steeds vaker gaat dit niet goed of op zijn minst niet volgens planning.

Grote én kleine projecten in de openbare ruimte, nieuwe paspoorten of de vestiging van een asielzoekersruimte.Talloze voorbeelden zijn te vinden van projecten die goed zijn opgezet en gestructureerd, maar om één of andere reden uit de hand lopen. Ze lopen uit  en worden steeds maar duurder. Weer een ander project krijgt te maken met toenemende eisen aan veiligheid of andere regelgeving. Met als  gevolg dat tijd, geld en scope volledig uit de hand lopen.

Wat is hier aan de hand? Werkt het o zo vertrouwde projectmanagement niet meer? Moeten er nieuwe varianten worden ontwikkeld? Of een bovenliggend concept zoals programmamanagement?
Als we uit onze eigen ervaring putten, is de belangrijkste oorzaak van vertraagde en of te dure projecten een fundamentele vergissing of misvatting: slechts zelden wordt de vraag gesteld: ”is dit wel een project?”. Voor een project is het nodig dat een duidelijk begin en einde gedefinieerd kan worden en dat dat ook in de tijd kan worden uitgezet.
Maar wat te denken van een “participatieproject”? Participatie betekent op voorhand al dat onduidelijk is hoeveel partijen en standpunten er zullen zijn. Daarmee is ook onduidelijk of een week, een maand of 5 jaar nodig is om tot een gedragen resultaat te kunnen komen.

Met andere woorden: het is geen project maar een proces.Jan de Koning sloeg de spijker op z’n kop in zijn rol van formateur tijdens de formatie van één van de kabinetten Lubbers. Een nieuwsgierige journalist vroeg: “en meneer de Koning, wanneer is het kabinet klaar?”. Waarop de Koning antwoordde: ”meneer… u kunt een kwetsbaar, net ontkiemend plantje, niet aan zijn blaadjes uit de grond trekken”. Het is een prachtig beeld om aan te geven dat een proces de tijd nodig heeft die het nodig heeft. Sneller willen gaan leidt onherroepelijk tot schade. Hetzelfde geldt misschien ook wel voor een zwangerschap. Daar is nu eenmaal 9 maanden voor nodig. De geboorte versnellen gaat wel, maar meestal niet zonder schade. Ook de rijping van whisky, wijn of kaas laat zich niet versnellen. Bij al deze bovengenoemde processen weten we dat het om kwetsbare ontwikkelingen gaat en voorzichtigheid geboden is. Precies dit geldt ook voor een participatieproces; het heeft de tijd nodig dat het vraagt, is kwetsbaar en moet met zorg behandeld worden.

Heel begrijpelijk willen gemeenten projecten en processen op een bepaald moment afronden.Maar soms neemt dit ridicule vormen aan. Wat te denken van een grote gemeente die een participatietraject start, veel mensen mobiliseert, met ze spreekt en hun mening vraagt en vervolgens zegt dat daarmee de participatie is afgerond en de gemeente nu aan de slag gaat. Weg contact, weg relatie en weg draagvlak. In alle volgende fases van dit “project” ligt vertraging en obstructie op de loer. Het proces is pas klaar als het hele traject is afgerond.

10 tips om processen te hanteren

  1. Start zo vroeg mogelijk met een proces, dan kun je nog alle kanten op en is het opbouwen van vertrouwen het makkelijkst.
  2. Maak duidelijk waar het gemeenschappelijk belang is , welke vraag je samen gaat beantwoorden.
  3. Zorg voor de goede varieteit; dat alle geluiden aan tafel zitten. Sluit niemand uit; het komt anders later toch op tafel waarna je bijna weer van voor af aan kunt beginnen.
  4. Ga een respectvolle relatie aan:
  5. Wees open en eerlijk, ook over je onzekerheden.
  6. Wees duidelijk wie waar over beslist, geef kaders aan
  7. Zorg dat je een organisatie en structuur maakt die in staat is om op een langere termijn contact, relatie en verbinding te leggen en houden met alle betrokkenen.
  8. Zorg dat het jouw eerste verantwoordelijkheid is om informatie en kennis te laten stromen en uitwisselen.Daarmee kun je ook voortdurend in het oog houden of er kinken in de kabel komen: misverstanden of weerstand gebaseerd op onjuiste aannames enz.
  9. Organiseer bijeenkomsten die de ruimte geven aan de deelnemers.Op deze manier weten jij en andere belanghebbenden altijd wat er speelt en wat de spelers zijn.
  10. Zorg dat sprekers / inleiders bij bijeenkomsten kort aan het woord zijn. Vaak ontstaan er anders “ondergrondse” gesprekken tussen de deelnemers onderling die onzichtbaar blijven voor anderen, met als gevolg miscommunicatie en misverstanden

Kortom, wees je bewust van het soort proces waar je mee te maken hebt. Leent het zich wel of niet voor een projectstructuur en –aanpak, of heb je andere technieken nodig omdat tijd, geld en scope onmogelijk tegelijk vast te zetten zijn.

2019-03-12T16:36:07+00:0012 maart 2019|0 Reacties

Geef een reactie