Ontvang gratis dialoog tips

Eén ding is zeker: alles is onzeker

Eén ding is zeker: alles is onzeker

Dit artikel bestaat uit 1031 woorden en kan in ongeveer 4 minuten worden gelezen. Als je alleen de vette delen leest in 30 seconden.

Eén van de grote probleem van participatie, co-creatie en dialoog is dat je van te voren niet weet wat er uit gaat komen. Dat staat op gespannen voet met de aard van veel mensen om controle te willen hebben. Controle over het proces, controle over de vorm en vooral controle over “wat er uit gaat komen” .

Wij krijgen met regelmaat de vraag van opdrachtgevers: ”wat gaat er nou uit deze dialoog komen?”  Het is misschien een beetje flauw om dan te zeggen: ”als we dat zouden weten, hoeven we de dialoog niet meer te voeren”. Los van het feit dat dat niet helemaal waar is, komt het ook niet tegemoet aan de behoefte die op dat moment gevoeld wordt. Een behoefte aan meer controle. Het irritant spannend vinden om het niet te weten.

Als je geen passend antwoord hebt op deze vraag, dan is de kans groot dat je gedurende het verdere proces veel last gaat krijgen met de mensen die deze vraag (blijven) stellen. En in het ergste geval leidt het tot inperking van de mogelijkheden van de deelnemers tijdens de dialoog. Ze krijgen voorgekauwde thema’s voorgelegd of komen in vooropgezette groepssamenstellingen. Of de dialoog ontaard in een vergadering met een agenda en een voorzitter.

Om deze vraag enigszins naar tevredenheid te beantwoorden, zul je een antwoord moeten vinden op de kern van de vraag: hoe creëer je een groter gevoel van controle?
Het sleutelwoord in de vorige zin is “gevoel”. We hebben wel eens gewerkt met een adviseur die in dit soort situaties altijd de volgende reactie had: Deze behoefte aan controle kan alleen maar worden bevredigd met inhoud en structuur. Zorg er voor dat deze man/vrouw wordt bedolven onder de inhoud en structuur, dan is er geen tijd meer over om zorgen te hebben over het proces.

Wij pleiten er niet voor om iedereen die meer controle wil te bedelven onder de structuur en inhoud en ze verder buiten het proces te houden. Maar we zeggen wél dat je aandacht moet hebben voor het gevoel dat onder de vraag ligt. Er zit ook een grote kwaliteit onder deze behoefte aan controle. Alleen is het wel belangrijk dat deze kwaliteit wordt gericht op de juiste dingen. En als het helpt om de behoefte aan controle te vergroten door inhoud en structuur aan te brengen, denk dan na welke inhoud en structuur je kunt aanreiken om tegemoet te komen aan het gevoel.

Tips:

  1. Zorg dat je het proces van de voorbereiding van jouw dialoog in een tijdsplanning zet. Geef op een tijdlijn aan welke voorbereidende overleggen worden gepland. Geef aan welke vragen beantwoord moeten zijn na zo’n overleg. Dat geeft anderen de ruimte om zich volledig te storten op de inhoud of het proces.
  2. Zorg er voor dat je een draaiboek maakt voor de dialoog zélf. Bij voorkeur tot op de minuut nauwkeurig. Dit helpt jou om gedurende de dag makkelijk beslissingen te kunnen nemen over afwijkende situaties en het geeft anderen het gevoel dat de dialoog volledig onder controle is.
  3. Zorg er voor dat alle inhoudelijke informatie die relevant kan zijn voor de dialoog gebundeld beschikbaar is op papier of via het internet. In de praktijk zal bijna niemand al deze informatie doornemen, maar het geeft wél een gevoel van degelijkheid en controle.
  4. Maak de gewenste deelnemers aan de dialoog vooraf mede verantwoordelijk voor de inhoud die besproken gaat worden. Vraag of ze foto’s maken van situaties waar het over moet gaan, of vraag ze een A4 te schrijven. Of bedenk een andere vorm. Dit geeft lucht aan de behoefte aan controle (het wordt immers vooraf duidelijk waar de deelnemers aan denken). Een ander –niet te onderschatten- voordeel is dat de deelnemers meer betrokken zijn.
  5. Iets meer  eisend: werk aan bewustzijn/begrip dat de groep mensen die deelnemen garant staat voor “dat wat er uit komt”. Besteed veel aandacht aan de deelnemers die je uitnodigt. Is dit de groep mensen (het systeem zie: The whole system in one room) die, gezien de inhoud van de dialoog, invloed hebben, betrokken zijn, belangrijk zijn voor de uitvoering, er toe doen? Vertrouw dan op de mensen en dat wat er uit komt klopt.
  6. Ook  geen makkelijke, wel wezenlijk; degenen die de behoefte aan controle voelen, zijn bijna altijd ook deelnemer aan de dialoog. Zij hebben dus invloed op de uitkomsten. Dit vraagt van hen inzet en vertrouwen in henzelf.

Als er voldoende controle en vertrouwen is, kan je vol verwachting uitkijken naar wat er uit komt. Bij een dialoog over de fundamenten van de democratie waren kamerleden, raadsleden, wetenschappers en  publieke  opiniemakers uitgenodigd. Onze opdrachtgever voelde de druk van zijn verantwoordelijkheid zwaar op de schouders drukken. Dat vertaalde zich in een voortdurende behoefte om te weten wat er besproken zou gaan worden en wat de uitkomsten zouden worden.

Op een gegeven moment waren we zelfs aan het speculeren over wie wat zou gaan zeggen tijdens de dialoog. Dit soort gesprekken in de voorbereiding leidt af van waar het eigenlijk over zou moeten gaan: hoe krijgen we de juiste mensen, rond de juiste vraag op de juiste plek?

Wij hebben in deze situatie in een heel vroeg stadium een draaiboek gemaakt dat tot op de minuut was ingevuld. Wetende dat dit nog vaak veranderd zou moeten worden en tijdens de dialoog zelf zeker niet zo zou verlopen. We hebben alle deelnemers ook vooraf gevraagd om hun visie op de democratie op 1 A4 weer te geven. In beeld, tekst of een combinatie. Voorafgaand aan de dialoog hebben we een tentoonstelling ingericht met alle bijdragen van de deelnemers. De aandacht voor controle van onze opdrachtgever verschoof van de uitkomsten van de dialoog, naar de resultaten van de bijdragen vooraf van de deelnemers. Daarmee waren wij tegemoet gekomen aan zijn behoefte en is de deelnemersgroep toch volledig vrij gebleven.

De kern is dat je altijd volledige aandacht moet hebben voor de behoefte aan controle. Zorg er voor dat de kwaliteit die voortkomt uit de behoefte aan controle, zich richt op wat belangrijk is voor het open houden van het proces en de uitkomsten. Als er voldoende controle en vertrouwen is, kan je vol verwachting uitkijken naar wat uit de dialoog komt.

2018-05-18T10:56:56+00:0022 mei 2018|0 Reacties

Geef een reactie