Je kent ze vast ook wel. De bijeenkomsten waar je keurig op tijd binnen bent en vervolgens moet je een kwartier of nog langer wachten op een deel van de andere deelnemers. Toevallig is één van de telaatkomers een belangrijke deelnemer aan het gesprek. Met andere woorden, althans zo vatten we dat vaak op, jij bent minder belangrijk dan degenen die nog moeten komen. Het gevolg is dat nog voor de bijeenkomst is begonnen er een rangorde in belangrijkheid van de deelnemers is gemaakt: zij die het zich kunnen permitteren te laat te komen zijn belangrijker dan degenen die op tijd zijn. Geen échte aanbeveling om op tijd te komen én een erg slecht uitgangspunt voor een dialoog in gelijkwaardigheid.
Een ander voorbeeld. Binnen jouw bijeenkomst met een grote groep deelnemers, heb je een aantal gespreksrondes in subgroepen bedacht. De gesprekken mogen 30 minuten duren. Elk gesprek wordt gefaciliteerd door een collega. De ene collega begint 5 minuten later en aan het einde van het gesprek laat hij 5 minuten langer doorgaan. De groep is dan nog niet helemaal klaar en gaat nog even door ná het tijdsignaal. Een andere groep is keurig op tijd begonnen en de facilitator houdt de tijd scherp in de gaten. Het gevolg: wachten, irritatie, rommelige overgangen naar het volgende onderdeel en misschien kom je helemaal niet meer toe aan een onderdeel dat wel een functie had of heel erg leuk was en daarmee energie geeft.
Een meestal iets onbewuster gevolg is het voelen dat de structuur, de zekerheid die de begrenzing in tijd hoort te geven, niet betrouwbaar is. Wat er dan gebeurt is dat de deelnemers niet meer volop en met al hun aandacht in het gesprek zijn. Ook niet bevorderlijk voor de dialoog.
Een  ander belangrijk argument voor begrenzing in tijd is het “hoge drukpan effect”. We weten dat de resultaten van bijeenkomsten die in een “hogedrukpan” plaatsvinden creatiever en sneller tot stand kunnen komen dan in het normale dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse overlegcircuit. Zodra we de hand gaan lichten met de factor tijd als begrenzing, verlies je dus een wezenlijk voordeel: de ruimte voor mogelijkheden. En dus verlies je productiviteit en kwaliteit van de bijeenkomst.
Het lijkt een kleinigheid, soms zelfs een beetje “zeikerig” om de tijd, de begrenzing te respecteren. Wij merken dat de begrenzing ruimte en veiligheid geeft om je op het gesprek te richten.  Als de begrenzing goed en veilig is kan je inhoudelijk als het ware helemaal los.
Kortom, tijdsgrenzen en het respecteren en bewaken van deze begrenzing vergroot  de kwaliteit van de uitkomsten van een bijeenkomst en de betrouwbaarheid van het proces .
Veel mensen zullen zeggen dat de afbakening van tijd de kwaliteit niet ten goede zal komen. Ze zijn gewend om lang en zorgvuldig allerlei afwegingen te maken. Soms is dat nodig en soms niet. Ons favoriete citaat van Jules Deelder:

“Als je de beperkingen kent, kun je daarbinnen onbeperkt te werk gaan. “

Tips:

  • Maak voor een bijeenkomst (klein of groot) een structuur met tijd als één van de bouwstenen. Vergeet daarbij niet de inloop als een volwaardig programma onderdeel op te nemen.
  • Zorg dat in de aanloop naar de bijeenkomst en uit de uitnodiging al spreekt hoe belangrijk  tijd is.
  • Leg  de structuur en de tijdsindeling aan het begin van elke bijeenkomst uit en vraag je deelnemers om commitment.
  • Zorg dat jij je aan de tijd  houdt en dat je de deelnemers er aan houdt.
  • Geef tijdens de bijeenkomst op een aantal momenten aan hoeveel tijd er nog is.
  • Voor een extra “hoge drukpan effect” geef je b.v. 5 minuten en 1 minuut.
  • Zorg voor een duidelijk tijdsignaal. In het begin kan het tijdsignaal soms wat  geïrriteerde of lacherige reacties oproepen. Laat je hierdoor niet verleiden om er mee te stoppen. Ga er rustig en compassievol mee door en je zult zien dat het wordt gewaardeerd en dat er op gerekend wordt.
  • Zorg dat je noodgedwongen afwijkingen van het programma altijd zorgvuldig toelicht.

Als je structuur, je tijdsindeling en -bewaking klopt, doet de tijd z’n werk.
Er valt hier nog veel meer over te zeggen en we weten zeker dat de lezers van dit artikel ook hun eigen gedachten op dit punt hebben. We zijn erg benieuwd naar jullie reacties! Je kunt reageren met een reply naar deze mail of in de reactieruimte bij dit artikel op onze website: www.dialoogisch.nl.

Bewaren