Ontvang gratis dialoog tips

Hoe gaan agile werken, scrum en dialoog samen?

Steeds vaker vallen de termen agile werken en scrum in relatie tot communicatie binnen de overheid. Niet in de laatste plaats omdat Betteke van Ruler een zeer bruikbare vertaling vanuit de ICT heeft gemaakt voor communicatie in haar reflectieve communicatiescrum. Betteke schrijft:” In het traditionele communicatieplan wordt vooraf bepaald welk resultaat je gaat behalen en welke route je daarbij volgt. Dat werkt echter alleen als je alle omgevingsvariabelen onderweg onder controle houdt, en dat kan in het communicatievak bijna nooit. Het moet dus veel flexibeler. Maar ook voor flexibel plannen is een methode nodig, anders volg je al snel de waan van de dag en waai je met alle winden mee. Een methode helpt om je gedachten te ordenen en de taken te structureren, om richting te bepalen, om geld en menskracht te verantwoorden, en houd je af van het pure middelen denken.

Herken je dit in je eigen werk? Vast wel. En ook een gemeente of provincie die in co-creatie haar werk wil doen zal de ervaring hebben dat de werkelijkheid altijd weer veranderlijker is dan je ooit in een plan zult kunnen bedenken. Dus…. veel gemeenten en andere overheden omarmen het agile werken en gaan scrummen.
Maar hoe ziet een scrum met ruim 50 inwoners vanuit allerlei geledingen in de samenleving er uit? Hoe blijf je flexibel en agile als je als overheid met heel veel mensen tegelijk een team wilt vormen?
Zoals een gemeente waar we onlangs voor werkten. Intern flexibel opgezet en sterk gericht op de interactie met de samenleving. De gemeente wilde haar recreatiebeleid over een andere boeg gooien en in samenwerking tussen ondernemers, sport- en andere verenigingen en ambtenaren bestaande ideeën, levende wensen, vastgelegde afspraken en fysieke mogelijkheden, met elkaar verbinden. Met behulp van een dialoogcarrousel zoals wij die wel vaker ontwerpen is het gesprek begonnen. Gedurende een namiddag en avond zijn ruim 50 mensen met elkaar aan het ontwerpen geweest. Samen hebben zij relaties gelegd, samenhang gevonden en plannen gemaakt. Niet om vervolgens de gemeente verantwoordelijk te maken voor de uitvoering! Nee, uiteindelijk is het overgrote deel van de afspraken gemaakt tussen andere aanwezigen dan de gemeente. Veel van het werk gaat nu plaatsvinden zonder directe betrokkenheid van de gemeente. De verantwoordelijk ambtenaar in deze gemeente constateerde na afloop dat hij eigenlijk alleen nog maar zo nu en dan weer zo’n bijeenkomst zou moeten organiseren om het vuur brandend te houden.

Dit lijkt in veel opzichten op scrums en het is zeker een vorm van agile werken. Mensen en hun onderlinge interactie boven procedures en hulpmiddelen, Inspelen op verandering boven het volgen van een plan.

6 basistips om agile samen te werken met de samenleving:

  • Benoem het hele traject tot project, niet alleen de “ontwerp”/dialoogsessies. Zet daar tijd en mankracht voor in zodat er op dagelijkse/wekelijkse basis gemonitord wordt: Wat heb ik gedaan sinds de vorige meeting? Wat ga ik doen tot de volgende meeting? Welke issues heb ik en welke hulp heb ik daar bij nodig?
  • Zorg voor een openingsvraag die het vraagstuk helder neerzet en waarbinnen ruimte is voor alle belanghebbenden om hun eigen “ding te doen”. Zorg ook dat deze openingsvraag zelfreferent is. M.a.w. vraag expliciet welke bijdrage iedere aanwezige zélf kan leveren.
  • Zorg voor een gevarieerde groep, mensen met allemaal een direct belang bij de openingsvraag. Zonder variëteit zullen er ook eenzijdige oplossingsrichtingen komen (zie Ezine over “durf jij te kiezen voor meer variëteit” en “the whole system in the room”).
  • Zorg er voor dat het gesprek zonder vooraf vastgestelde agenda zichzelf kan ontvouwen. Op deze manier is het voor elke deelnemer relevant om aan het gesprek deel te blijven nemen (zie E-zine over “dialoog zonder voorbedachte agenda”).
  • Zorg dat elke deelnemer een gelijkwaardige plaats in het gesprek heeft. Een burgemeester of wethouder is tijdens dit gesprek “gewoon” één van de belanghebbenden, net als alle andere deelnemers. Wel, ook net als alle andere deelnemers, met een eigen rol en verantwoordelijkheid. Gelijkwaardig betekent dus niet gelijk. (Hierover meer in het volgende e-zine).
  • Zorg voor de menselijke maat in het gesprek. Een gesprek met 50 mensen tegelijk is ver boven de menselijke maat. Je kunt die weer terug krijgen door in kleine groepjes (max 5) op te splitsen. Verbind de inhoud van de gesprekken in deze groepjes door de mensen met regelmaat van groepje te laten wisselen.

Er valt hier nog veel meer over te zeggen en we weten zeker dat de lezers van dit artikel ook hun eigen gedachten op dit punt hebben. We zijn erg benieuwd naar jullie reacties! Je kunt reageren met een reply naar deze mail of in de reactieruimte bij dit artikel.

Wil je dit artikel gebruiken op een website of op een andere manier? Dat kan, zolang je deze tekst met een werkende link naar deze website, opneemt: “Door Guido, Sylvia en Antje van Dialoogisch.” Laat je gegevens achter links boven in dit scherm voor aanmelden op ons E-zine. Je krijgt dan automatisch meer van dit soort artikelen in je mailbox.

© 2015 Dialoogisch, alle rechten voorbehouden.

2017-09-05T11:39:19+00:00 28 april 2017|0 Comments

Leave A Comment