Ontvang gratis dialoog tips

Externe deskundigheid naar binnen halen? Let op!

Elke organisatie heeft zijn eigen omgeving. Daarin zit een keur aan stakeholders die een belang en of verantwoordelijkheid hebben bij de besluiten en keuzes van de organisatie. Het zijn (potentiële) samenwerkingspartners, economisch belanghebbenden of groepen wiens (leef)omstandigheden (in)direct worden beïnvloed.

Als je een dialoog wilt voeren zijn deze partijen in elk geval een gesprekspartner. En we hebben het al eerder geschreven: als je de deelnemers goed kiest, met voldoende oog voor de omgeving van jouw project, dan heb je bijna altijd álle benodigde kennis aan tafel. Misschien niet in de vorm van inhoudelijke en expliciete kennis. Maar veel belangrijker vaak, in de vorm van ervaringskennis. En die kennis is lang niet altijd expliciet, maar meestal onbewust (tacid knowledge)

Maar wat doe je als je het idee hebt dat je tóch inhoudelijke deskundigheid mist in de groep mensen waarmee je samen werkt? Als een provincie bijvoorbeeld een recreatiegebied opnieuw wil inrichten en je zoekt naar nieuwe samenwerkingsvormen.

Kun je dan een ervaringsdeskundige uit een heel ander deel van het land zo maar mee laten doen aan jouw dialoog? Met welke agenda gaat hij/zij dan eigenlijk meedoen?
Het kan leiden tot oneigenlijke gesprekken tijdens de dialoog, die gaan over onderwerpen die de agenda van de extern deskundige dienen, maar niet het doel van de dialoog. Met als gevolg tijdverlies, frustratie bij deelnemers aan de dialoog en tegenvallende uitkomsten.

Niemand zit te wachten op Statler en Waldorf, de twee muppets die vanaf hun veilige balkon altijd wel wat te mopperen hadden.

Stel dat je na goed overwegen hebt besloten dat het écht nodig is om externe kennis in te brengen. Waar moet je op letten om die externe deskundigheid in jouw dialoog in te brengen?

  • Inventariseer eerst of en welke deskundigheid écht nodig is. Vaak is er een neiging om “voor de zekerheid” maar een deskundige mee te laten kijken.
  • Bedenk allereerst of er andere manieren zijn om deze deskundigheid in te brengen vóórdat je dialoogdeelnemers als een grote groep bij elkaar brengt. Dat kan op allerlei manieren. Bijvoorbeeld een videoboodschap vooraf of een notitie vooraf verspreiden.
  • Als je niet vooraf de deskundigheid in het proces kunt inbrengen, ga dan met de deskundige in gesprek en probeer te achterhalen of de deskundige ook nog andere belangen heeft om mee te willen doen.
  • Zorg er dan vervolgens voor dat dit belang ook glashelder is voor alle deelnemers. Zet alléén maar extern deskundigen in als het écht niet anders kan. Hoe dan ook, je verstoort altijd het proces dat de direct betrokkenen met elkaar moeten doorlopen door de inbreng van een extern deskundige.
  • Pas op met al te snel in te gaan op een financiële vergoeding voor de deelname van een extern deskundige, zonder dat je andere belangen helder hebt.
  • Zorg dat je de extern deskundige goed uitlegt wat je verwacht van de dialoog en de rol daarbinnen van de extern deskundige. Het is en blijft een adviseur, die geen belang heeft bij de één of andere uitkomst van de dialoog.
  • Zorg dat je afspraken maakt over de manier waarop je hem/haar daarop kunt aanspreken tijdens de dialoog. In de praktijk blijkt nog wel eens dat mensen zich in hun enthousiasme zo laten meeslepen, dat ze eerder gemaakte afspraken vergeten.
  • Zorg er voor dat een extern deskundige tijdens de dialoog niet een andere positie krijgt dan andere deelnemers aan de dialoog. Zodra de deskundige een eigen podium krijgt doordat hij/zij eigen spreektijd krijgt die andere deelnemers niet krijgen, is de gelijkwaardigheid van deelnemers verdwenen.
  • Zet een extern deskundige niet onopgemerkt in een observatierol. Leg altijd vooraf goed uit welke rol de externe precies heeft. Er is niets frustrerender voor een hard werkende groep dan een “deskundige” die achteraf gaat fileren wat de groep heeft geproduceerd. Het effect dat de groep energie heeft opgebouwd om snel met de uitvoering aan de slag te gaan is dan in één klap teniet gedaan.

Tijdens een dialoog over de herinrichting van een recreatiegebied was behoefte aan de externe deskundigheid van een projectmanager die ervaring had met ingewikkelde samenwerkingsverbanden, iemand die creatief met ruimtelijke inrichting kon omgaan en iemand die een bijzonder experiment in een ander gebied van de grond had getild.

Onze opdrachtgever kwam zelf met een naam en wij hebben twee namen aangedragen. Vooraf hebben we uitgebreid met deze mensen gesproken en tijdens de dialoog hadden ze alle drie de rol van gespreksdeelnemer. Ze zijn vooraf bekend gemaakt als extern “deskundige”. Twee van deze drie vervulden een uitstekende rol tijdens de dialoog. Hun impulsen leidden tot nieuwe oplossingen op maat. Maar één van de drie (degene van het bijzondere experiment) was zo verknocht aan zijn experiment dat hij alleen maar kon praten over het één op één kopiëren van zijn experiment in de nieuwe situatie. Uiteindelijk heeft dat niet veel bijgedragen aan de uitkomsten, maar wél veel tijd gekost.

Kortom:

Bij de behoefte aan externe deskundigheid aan een dialoog, kijk dan eerst of dat voorafgaand aan de dialoog kan plaatsvinden. Als dat niet kan, voer dan een grondig gesprek over de opzet en doelstellingen van de dialoog. Zorg dat je zoveel mogelijk weet van de drijfveren van de deskundige en maak afspraken over feedback momenten tijdens de dialoog.

 

© 2014 Dialoogisch, alle rechten voorbehouden.

Wil je dit artikel gebruiken op een website of op een andere manier? Dat kan, zolang je deze tekst met een werkende link naar deze website, opneemt: “Door Guido, Sylvia en Antje van Dialoogisch.” Ga naar www.dialoogisch.nl voor aanmelden op ons E-zine.

2017-09-05T11:43:19+00:00 3 februari 2017|0 Reacties

Geef een reactie