Ontvang gratis dialoog tips

Context: maak er één kloppend geheel van en het gaat leven

Herken je dit?

Alle stakeholders vonden dat er een bijeenkomst moest komen maar de belangrijkste doelgroep ontbreekt of is ondervertegenwoordigd op de dag zelf. Een dialoog valt of staat met voldoende gevarieerde deelnemers en met de inzet van de deelnemers. Spreekt de opzet en de uitnodiging, de manier van uitnodigen niet de juiste mensen aan dan is de opkomst laag een de output ook.Of
De bijeenkomst is begonnen, iedereen die nodig is is er, maar voordat iedereen op stoom is en echt samen bezig is, is de tijd al bijna om. Neem bijvoorbeeld een bijeenkomst over divers ouder worden in de stad.In de uitnodiging staat : “We gaan het hebben over ouderenbeleid”. De locatie is een bejaardentehuis in zijn alledaagse opstelling, niets doet vermoeden dat we hier iets gaan neerzetten/presteren. Het gevolg is dan ook dat het gesprek gaat over alles wat er niet goed is aan het tehuis en over alle andere lastige situaties die ouderen dagelijks het hoofd moeten bieden.

Tijd besteden aan de locatie, aan het ontwerp en de vormgeving van de bijeenkomst en aan de uitnodiging wordt als overbodige opsmuk ervaren. Je hoort vaak om je heen dat de inhoud het belangrijkste is. En bovendien moet alles in tijden van bezuinigingen en krimp zo goedkoop mogelijk. Geen poespas dus.

Maar alléén met een kloppend geheel gaat het thema écht leven. Dan pas zijn de kaders van een gesprek in alle toonaarden helder. Dat krijg je niet voor elkaar door een groep mensen in een willekeurige zaal te zetten.

Je zult vooraf een context of frame moeten ontwikkelen waarbinnen de bijeenkomst plaats gaat vinden. Vervolgens zorg je er voor dat álles in het teken staat van deze context: de uitnodiging, de teksten, de website, de inrichting van de zaal, de zaal zélf, de openingsvraag, de badges, de entree voor het gesprek enz.

Wat moet je vooral wél doen?

  • Geef het project een goed doordachte beeldkapstok mee. Zo heeft iedereen een aha-moment als er weer iets voorbij komt. Het helpt associëren en geeft een gevoel van verbondenheid nog voordat het gesprek begonnen is; het geeft een context.
  • Zorg voor een openingsvraag die voldoende ruimte biedt, de juiste richting geeft en ook uitnodigt om als deelnemer naar jezelf te kijken.
  • Zorg dat de binnenkomst iets anders is dan alléén het kopje koffie en dan je eigen weg zoeken. Bij de binnenkomst moet de dialoog direct beginnen.

Vooral níet doen:

  • Je moet vooral géén gespreksagenda opstellen. Een van tevoren opgestelde gespreksagenda plaatst mensen volledig in jouw eigen verwachtingskader. Je zult altijd beperkte uitkomsten krijgen en ze zullen zelden verrassend of innovatief zijn. Terwijl daar juist de oplossing kan liggen.
  • Geen uitnodiging sturen of alleen een toelichting op de site zetten die ambtelijk correct is. Het gebruikelijke A4tjemet het standaard logo, informatief compleet en in uiterst correcte taal, is onpersoonlijk en schept geen band. Zorg voor een uitnodiging die aanspreekt; maak de vormgeving en inhoud persoonlijk, en ga op zoek naar kanalen om direct in contact te komen.

Een voorbeeld is de dialoog over het ouderenbeleid in Amsterdam. We kozen voor de titel “En we leven nog lang en gelukkig” om niet vanuit een voor de hand liggend perspectief met het gesprek te beginnen. De hele vormgeving plaatsten we in het teken van langer leven, je verjaardag. Compleet met cadeaus, taart en ballonnen. Iedereen was al volop in contact vanuit een positieve insteek nog voordat de formele dialoog begon.

Door alles kloppend te maken, waren er meer mensen dan uitgenodigd, we hadden een opkomst van 120%.

Kortom, wees je bewust van de context vanaf het allereerste begin in de organisatie en voer deze consequent door in alle communicatiemiddelen, in de vormgeving van de ruimte en de entree en in de uitwerking van de gespreksonderdelen.

Maak het kloppend en het gaat leven.

 

© 2014 Dialoogisch, alle rechten voorbehouden.

Wil je dit artikel gebruiken op een website of op een andere manier? Dat kan, zolang je deze tekst met een werkende link naar deze website, opneemt: “Door Guido, Sylvia en Antje van Dialoogisch.” Ga naar www.dialoogisch.nl voor aanmelden op ons E-zine

2017-09-05T11:44:58+00:00 23 december 2016|0 Reacties

Geef een reactie